Электронные трудовые книжки в 2022 году

 

Стаж
С 2020 года гражданам России при официальном трудоустройстве предоставляется выбор, в каком формате осуществлять записи об их отработанном стаже. Если ранее для этого допускалось использовать исключительно бумажные носители, то сейчас возможен отказ от них и переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В Пенсионном фонде отмечают, что такой формат ведения кадрового учета удобен и для работодателей, и для самих работников. Первые получают возможность существенно упростить учетные операции, сократить объемы бумажной работы, вторые смогут в любой момент проверить или уточнить записи, в случае возникновения ошибок оперативно их скорректировать.

Заявление на электронную трудовую книжку каждый человек может оформить в добровольном порядке. Если по каким-то причинам работник посчитает такой формат неудобным, он может без ограничений продолжить пользоваться бумажным документом.

Особенности цифровизации при учете стажа

Ведение электронных трудовых книжек будет осуществляться исключительно в цифровом виде. Это означает, что информация не будет дублироваться ни на одном физическом носителе. Передача сведений для фиксации в документе будет происходить через личный кабинет организации-работодателя, которая зарегистрирована в качестве страхователя. Если регистрация на сайте ПФР невозможна, то допускаются альтернативные варианты передачи данных:

  • через специализированного оператора связи;
  • в результате непосредственного обращения в территориальные органы ПФР.

Застрахованное физическое лицо, в свою очередь, также может контролировать фиксацию сведений о своих рабочих периодах. Сделать это можно через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, а также через аккаунт на Госуслугах. Еще один вариант – воспользоваться мобильными приложениями для смартфонов.

Если возникнет такая необходимость, то сведения из цифрового документа могут быть выписаны и предоставлены на бумаге. Полномочия по подготовке таких выписок лежат в сфере компетенции нынешнего или бывшего работодателя. Также можно обратиться в территориальное управление ПФР или воспользоваться сервисами МФЦ. Предоставление услуги бесплатное, ею можно воспользоваться в любом месте России, вне зависимости от адреса регистрации или расположения работы.

Удобство использования электронных трудовых книжек обусловлено их многочисленными преимуществами. А именно:

  • Граждане получают возможность самостоятельно контролировать периоды своей работы, получая доступ ко всем сведениям в ЭТК.
  • Вероятность внесения некорректных или ошибочных сведений сводится к нулю. Даже если это произошло, гораздо проще внести исправления.
  • Трудоустроенные люди больше не привязаны территориально к месту работы. Возрастают перспективы для дистанционного трудоустройства.
  • Работодатели получают возможность оптимизировать затраты, связанные с ведением классического бумажного документооборота.
  • В перспективе для оформления пенсии и прочих пособий не придется тратить время на сбор справок. Все необходимое можно предоставлять в ПФР дистанционно, без подтверждения на бумаге.
  • Цифровой формат фиксации сведений об отработанных периодах упрощает получение государственных услуг.
  • Электронные трудовые книжки открывают новые возможности для работодателей и государственных органов в части сбора важной аналитики.
  • Обеспечение полной конфиденциальности данных, гарантия сохранения информации на протяжении длительного времени.

Как оформляют электронные трудовые книжки

Новый формат учета трудовой деятельности начал реализовываться с 2020 года. Переход к цифровому формату происходит на добровольном основании, по письменному заявлению застрахованного лица. Исключение составляют только ситуации, когда трудоустройство произошло в течение 2021 года. В таком случае человеку автоматически заводят электронную трудовую, дублирование информации на бумажном аналоге не предусмотрено.

Тем, кто решит перейти к новому формату фиксации сведений о сроках своей работы, на руки выдают бумажный вариант и делают там запись о переходе на электронную трудовую книжку. Физический носитель может применять параллельно с цифровым, он полностью сохраняет свою юридическую силу. Следует бережно относиться к этому документу, поскольку в нем хранятся записи об отработанных отрезках времени до 2020 года. В электронную книжку они не попадают. В ней будут фиксироваться только отработанные периоды за 2020, 2021, 2022 год и так далее.

Если работник желает вести учет и в том, и в другом виде, то работодатель продолжит вносить информацию об отработанных периодах в оба варианта. Для сотрудников компаний, которые не подадут заявление о переходе на новую форму ведения учета трудовой деятельности, ничего не изменится: организация продолжит формировать для них документы о стаже в бумажном виде.

Все сведения, которые передаются о застрахованном лице, размещаются на информационных серверах Пенсионного фонда и хранятся на нем в соответствии с положениями российского законодательства.

Если сотрудник отказался переходить на новый вид учета своего стажа, а предпочел по-прежнему вести бумажный документ, при дальнейшем трудоустройстве это право за ним сохраняется. Для осуществления контроля он может в любой нужный момент подать работодателю заявление с просьбой предоставить информацию из трудовой книжки.

В ситуациях, когда у застрахованного лица не было возможности подать одно из установленных законом заявлений, он может это сделать в любое время, обратившись к руководителю организации, в которой сейчас работает. Таким правом могут воспользоваться следующие категории трудоустроенных людей:

 

  • застрахованные лица, не исполнявшие свои обязанности по состоянию на 31 декабря 2020 года, однако согласно нормативным документам за ними сохранилось их место работы (например, если они не подали заявление по причине того, что были в отпуске, на больничном, либо были отстранены от исполнения должных обязанностей согласно нормам ТК, федеральных законов и сопутствующих нормативно-правовых актов);
  • застрахованные лица, у которых имеется определенный стаж, однако на момент вступления в силу нового порядка учета отработанного периода они не состояли в трудовых отношениях и ранее не воспользовались своим правом оформить подобное заявление.

Какие сведения подлежат фиксации в электронные трудовые книжки

Информация, которую следует вносить при переходе к ведению ЭТК, практически не изменилась. По-прежнему предстоит фиксировать и передавать в территориальные подразделения ПФР следующие данные о застрахованных лицах:

  • общие сведения о трудоустроенном физлице;
  • даты приема на работу, перевода на другие должности, подписания приказа об увольнении;
  • наименование организации;
  • вид учетной операции (прием, увольнение, перевод);
  • сведения о должностных обязанностях (название должности, полученная профессия и специальность, уровень квалификации, подразделение, бригада и т.п.);
  • характеристика исполняемых обязанностей;
  • закодированное обозначение выполняемых должностных функций;
  • основание для осуществления кадрового учета (вид документа, его номер и дата выпуска);
  • обоснование прекращения действия трудового договора.

Примерно вот так будет выглядеть электронная трудовая книжка (образец заполнения всех полей).

Что важно учитывать работодателю

Когда наемный сотрудник принимает решение о сохранении бумажного аналога для учета отработанных периодов, руководителям организации необходимо:

  • продолжать вносить данные в оба экземпляра;
  • предоставить право человеку использовать физический носитель при трудоустройстве в другое место;
  • обеспечить прием заявления на переход к цифровой фиксации информации, если в будущем работник изъявит такое желание.

Если до 31 декабря 2020 года сотрудник предприятия так и не подал заявление, то для лиц, не имевших такой возможности это сделать в установленные сроки, такая возможность сохраняется и в дальнейшем. При желании им нужно будет обратиться к руководителю на текущем месте работы. К таким лицам относятся сотрудники:

  • которые находились в отпуске, на больничном, в отгулах или были отстранены от работы по иным причинам в рамках законодательства, но за которыми весь этот отрезок времени сохранялось рабочее место;
  • которые имеют определенный рабочий стаж, однако на период подачи заявления они не были трудоустроены.

Какими полномочиями и обязанностями наделяется работодатель

При желании работника перейти на электронную трудовую книжку представитель кадровой службы организации выдает бумажный аналог с проставленными записями о переходе на электронные трудовые книжки. В дальнейшем всю ответственность за хранение документа несет застрахованное лицо.

В момент передачи документа на бумаге сотруднику кадровой службы предстоит объяснить застрахованному, что данный аналог сохраняет свою юридическую силу и продолжает использоваться наряду с ЭТК. Поскольку в электронном виде фиксируются только операции с 2020 года, необходимо бережно хранить физический носитель.

С января 2020 года при первичном трудоустройстве новых сотрудников в штат компании специалистам отдела кадров предстоит заводить для них только электронный документ. Дублировать сведения на физическом носителе не нужно.

Когда специалист отдела кадров принимает нового сотрудника, у которого уже имеется определенный стаж, он должен получить от него информацию об отработанных ранее периодах. Подтверждающие справки и выписки следует принимать как в электронном, так и в бумажном виде.

Если от работника поступит заявление с просьбой устранить неточности, ошибки, дополнить сведения о стаже, работодатель обязан это сделать. Параллельно исправленная информация передается в территориальное управление ПФР.

Предоставление информации о стаже

Предоставление информации о трудовой деятельности застрахованного лица осуществляется на основании его заявления при условии, что кадровый учет ведется в цифровом формате. Работник обязан указать в заявлении, в каком виде ему удобнее получить эти сведения. Представитель организации обязан выполнить просьбу в следующие сроки:

  • не более трех дней, если сотрудник продолжает работать;
  • в день прекращения трудового договора, если сотрудник увольняется.

Заявление можно заполнить письменно на бумаге или отправить письмо на официальный e-mail организации. Если по каким-то причинам работник не смог получить в назначенный день выписку об отработанных периодах, то руководителю компании необходимо направить документ заказным письмом по почте с уведомлением о вручении.

В случае нарушения порядка ведения ЭТК, несоблюдения сроков предоставления работнику информации об имеющемся стаже работодатель несет ответственность в рамках действующего законодательства.

 

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *